-         توثيق جميع الرسائل و التعاميم الصادرة من ديوان المحافظة.
-         وضع ختم خاص بالصادرات على جميع الرسائل الصادرة.
-         تسجيل الرسائل الصادرة إلى خارج الديوان.
-         الاحتفاظ بنسخ إضافية من الوثائق و المنشورات الصادرة من الديوان.
-         عمل ختم تعريفي للإدارة المحلية محافظة حضرموت و يوضع على الرسائل المغلقة.
-         تسجيل الرسائل والوثائق الواردة إلى الديوان في سجل خاص به.
-         توزيع الرسائل الواردة إلى المختصين واستلام استلاماً يؤكد ذلك.
-         القيام بعملية القيد في سجل قيد البريد الصادر و الوارد.