-   استلام الرسائل الواردة و تسجيلها و إرسالها إلى المختصين بالديوان.
-  وضع ختم لكافة الرسائل و المخاطبات الواردة إلى الديوان بختم الوصول محدداً تاريخ وصوله و التوقيع عليه.
-  المتابعة المستمرة في استلام البريد اليومي من قبل المختصين.
-  فتح سجل خاص بالملفات التي قد تطلب من بعض المختصين بالديوان حيث يسجل اسم الملف و تاريخ الطلب و التوقيع عليه و تاريخ  الإعارة.
-  تنظيف و تنظيم المستودعات التي ستحتفظ بها الملفات المغلقة.
- فهرسة محتويات الأشلاف لتسهيل البحث عن الملف و الوثيقة المطلوبة.