-         فتح الملفات الجديدة لكل عام جديد معنونة بمسمياتها .
-         إغلاق الملفات الخاصة بالعام السابق و تحفظ في دواليب الأرشيف الوسيط.
-         فحص الوثائق بشكل جيد حيث يوضع عليها الرقم الفهرسي للملف للحصول عليه عند الحاجة.
-         وضع بطاقات على واجهتها للدلالة على محتوياتها بتسلسلها الرقمي داخل إدراج الدواليب.
-         فهرسة جميع الملفات المتداولة لهذا العام.
-         إعطاء كل وثيقة مكاناً واحداً لتسهيل عملية الحفظ.
-         وضع كل وثيقة في مكانها التسلسلي للحفظ.